Un Smartphone y PocketMoney: lo que necesitas para controlar tus gastos

Un libro sobre finanzas me enseñó que cuánto ganamos no nos define a nivel socio económico, pero la forma en cómo gastamos lo que ganamos sí. Y en tiempos de crisis como estos es cuando debemos plantearnos la necesidad de asumir un control total y responsable de nuestros gastos.

El primer paso para lograrlo es saber cuáles son nuestros ingresos "reales" y el 2do paso, el más importante, saber exactamente cómo y en qué los estamos gastando. Y eso solo lo conseguiremos anotando el costo de cada consumo que hacemos, sin importar lo mínimo que éste sea. Llevar por escrito un gasto tan irrisorio como esa taza de café o ese refresco que tomamos diariamente en la cafetería, y saber exactamente qué cantidad de dinero pagamos mensualmente en antojos de algún restaurante, puede hacer una grandísima diferencia en nuestro presupuesto.

Por ejemplo: si sé cuantos galones de combustible he gastado en los últimos 3 meses, esa información me servirá para darme cuenta de que si en este mes gasté una mayor cantidad, sería un indicio de que algo está pasando; la gasolina aumentó, estoy tomando una ruta más larga, estoy paseando mas, el carro tiene algún fallo o la estación de combustible me podría estar engañando. Esto es sólo uno de los miles de usos que podemos darle a la información recopilada sobre los hábitos en nuestros gastos personales. Sé que muchos de ustedes están pensando en este momento que sería una locura o quizá muy difícil tener esos detalles tan exactos, pero quiero demostrarles que sí se puede gracias a nuestro mejor amigo; nuestro teléfono móvil y en combinación con una maravillosa aplicación, todos juntos lo vamos a lograr. Les traigo un  review de la aplicación que he estado usando para llevar mis finanzas personales durante los últimos diez años "PocketMoney". 

Este programa existe desde el año 1995 y funcionaba muy bien en el OS Newton de la hoy descontinuada Apple Newton PDA . Yo lo utilizo desde que tuve mi 1era Palm en el año 2001. Luego, a los pocos meses de salir el iPhone, la compañía Catamont Sofware también lanzó una nueva versión para el iPhone OS y gracias a Hardy Macia, programador de esta aplicación, pude importar toda la información que tenía desde hacía 6 años en mi antigua Palm hacia mi nuevo iPhone, el mismo Hardy me dio todo el soporte que necesité en aquel momento.

 Actualmente el PocketMoney existe para las plataformas de Windows Mobile, Windows Phone, PocketPC, Android, iOS, Palm OS, y para los sistemas operativos de escritorio Windows, Linux y Mac OS.

  En mi opinión, desde antes de existir la fiebre por los smartphones que actualmente nos invade, Pocket Money fue el mejor programa de finanzas para PDA y ahora la mejor aplicación de su tipo para sistemas operativos móviles como iOS y Android.

La idea de usar PocketMoney, es que gracias a estar en nuestros teléfonos inteligentes (ya que siempre tenemos el teléfono cerca) podremos manejar los gastos a cada momento y desde la palma de nuestro mano. En el PocketMoney vamos a registrar todos nuestros gastos en efectivo, cuentas de banco, tarjetas de crédito, cuentas corrientes, certificados y cualquier tipo de cuenta o gasto corriente que tengamos. 

Todo ello sin importar el tipo de moneda o el idioma, ya que ésta aplicación, acepta múltiples monedas y está traducida a varios idiomas: Español, Inglés, chino, Danés, Francés, Alemán, Italiano, Japonés, Noruego y Portugués.

Ahora les hablaré de algunas de las características principales de Pocket Money, pues gracias a ellas ésta grandiosa aplicación para iPhone y Android los ayudará a tener el control total de las finanzas personales. 

Características principales: 

• Soporta una cantidad ilimitada de cuentas. 
• Soporta todo tipo de transacciones: depósitos, retiros, pagos recurrentes, transferencias entre cuentas, etc. 
• Genera informes de gastos por beneficiario, por monto, por fecha, por categoría, por hora, etc. Y también los gráficos sobre estos. 
• Puedes ponerle una contraseña para evitar accesos no autorizados a la aplicación. 
• Soporta múltiples tipos de divisas y cambio a la moneda local, muy útil para los que viajan mucho y para cuentas y tarjetas de crédito internacionales. 
• Permite crear transacciones con repetición inteligente (semanal, quincenal, mensual, anual). 
• Transacciones divididas en múltiples categorías como conciliar y de resumen de sus cuentas. 
• Puedes auto-completar transacciones con sólo introducir las primeras letras de un beneficiario que ya habías agregado antes. 
• Podrás establecer límites de presupuesto en diferentes categorías. 
• Puedes establecer un presupuesto con un límite específico de consumo semanal, mensual, trimestral y  anual. 
• Podrás generar reportes personalizados para realizar un seguimiento a una categoría en específico, un beneficiario, etc. 
• Los filtros personalizados permiten crear los informes exactos que necesites. 
• Se pueden salvar los datos enviándolos por Email, usando iTunes o a través de una red local Wi-Fi usando  SyncDocs
• Permite la importación y exportación de archivos en diferentes formatos como OFX/QFX, TDF, CVS y QIF. Este último formato permite utilizar la información de nuestro PocketMoney en otros programas de Finanzas como Quicken, Microsoft Money o DacEasy, etc). 
• Puedes personalizar tus cuentas, pues incluye la mayoría de iconos de los principales bancos dominicanos 
• Adicionalmente puedes adquirir por la AppStore otras funcionalidades del programa como temas y una función llamada "recibos retratados" que permite incluir en cada gasto una foto del recibo de transacción, ya sea un voucher de tarjeta de crédito o factura. 

Lo primero a considerar es que tenemos que tomarnos el tiempo necesario para introducir todos los datos de nuestras cuentas corrientes, de ahorro y tarjetas de crédito. Si queremos llevar el control del efectivo pues crearemos una cuenta llamada "efectivo" , esa primera configuración será importante y de ahí partirá todo. El programa es muy intuitivo y sencillo, pero poderoso. 

Una de las funciones que más me ha servido de PocketMoney es que luego de configurar mi tarjeta de crédito con el monto total de mi crédito asignado por el banco y la fecha de corte y pago mensual de la misma, cada vez que introduzco en la aplicación un nuevo consumo realizado con dicha tarjeta de crédito ésta me especifica cuanto balance aun tengo disponible para consumos e incluso puedo ver en la configuración avanzada si ese consumo tendré que pagarlo en éste mismo corte o se irá al corte del próximo mes. Además de que me permitió crear un presupuesto de consumo mensual con esa tarjeta y en cada consumo puedo ver en una gráfica cuanto me estoy acercando a agotar mi presupuesto para consumos en el mes. 

Pero además de hacer un presupuesto para mi tarjeta de crédito, he hecho otro presupuesto mensual específicamente para la categoría de "Gastos Personales" de todos mis consumos en todas mis demás cuentas en la aplicación, sin importar que sean gastos en efectivo, cuenta corriente, cuenta de ahorro o tarjeta de crédito. Tengo un presupuesto mensual para todos mis consumos de esa categoría de "Gastos Personales" que el Pocket Money me ayuda a respetar muy bien. 

Aquí está el manual en ingles de PocketMoney, así podrán relacionarse más con la aplicación, aquí la versión web , aquí otra versión en PDF y aquí una tradución automática al español

Para iOS, existen dos versiones de Pocket Money, ambas compatibles con iPhone, iPod Touch y iPad, una de pago que cuesta US$ 4.99 y otra Lite que es gratis . Para Android también existen dos versiones: una de pago que pueden descargar de aquí por sólo US4.99, y la versión lite gratuita para que puedan probarla antes de comprarla. Lo bueno de usar conjuntamente con la versión de escritorio, es que puedes sincronizar todos los datos de Pocket Money en tu Smartphone con la versión de escritorio. Puedes echarle un ojo a cada versión de escritorio desde aquí: Pocket Money para Mac OS, Linux y Windows. 

Procedo ahora con un video tutorial de cómo configurar una cuenta y empezar a tener el control de nuestros gastos "en la palma de nuestra mano".

Como recomendación final les sugiero crear en el PocketMoney una categoría llamada "Responsabilidades". Ahí estarán todos los gastos que son fijos como pago de alquiler, hipoteca, teléfono, celular, internet, financiamientos y otros. Además de una cuenta llamada "efectivo" para todos los desembolso y consumos que hagamos en efectivo, una categoría de "Gastos Personales" para incluir todos nuestros gastos de ropa, salón de belleza, ect. En mi caso también tengo dos categorías de comida: "Comida Casa" donde van todos los gastos de comida y supermercado que son para el hogar y "Comida Calle" donde llevo todos los gatos, antojos, restaurantes, etc. Que visito fuera de mi hogar, miren lo importante de esto, gracias a esas categorías pude darme cuenta que increíblemente hubo un mes en el cuál consumí en la calle tres veces más de la cantidad de dinero que gasto en compras del supermercado para mi casa ¡increíble! algo que definitivamente no puede suceder.

Les reitero que por más pequeño que  sea el gasto tienen que anotar todo, absolutamente cada gasto y cada consumo, si no, no tendrá sentido nada de esto.

Para llevar el detalle de los gastos de cada vehículo: reparaciones, combustible, piezas y mantenimiento, les recomiendo la aplicación que yo uso, MPG (hasta ahora sólo disponible para iOS). Y como también es de la empresa Catamount Software, creadores de PocketMoney, cada entrada de gastos en el MPG puedo enviarla automáticamente al PocketMoney. Pero de ésta otra aplicación les hablaré en otra entrada.