Cómo organizar tus ocupaciones con Wunderlist y que el tiempo no se te vuelva a 'pasar volando'

 Este artículo debe comenzar por reconocer que tanto el volumen como la complejidad y diversidad de trabajos que realizamos para sobrevivir dignamente en este país, superan nuestra capacidad innata para poder gestionar nuestras tareas consistentemente.

Yo siempre fui un caos en el manejo del tiempo, tareas, procesos y ocupaciones.  Hasta que tomé muy en serio organizarme y dejar de cometer errores que en otra época me hicieron perder importantes oportunidades. Es ahí cuando a finales del 2010 cayó en mis manos un ejemplar de Checklist Manifesto.

Constantemente padecía el siguiente cuadro: muchos pendientes por realizar, algunos por su complejidad no sabia cómo empezarlos. Las horas pasaban volando y al final del día había resuelto pocos o ninguno.  Pero al otro día ya eran más, y así ocurría cada día sucesivamente. 

Leí cientos de artículos y algunos libros sobre productividad, eficiencia y manejo del tiempo. Probé desde la metodología de las 5S hasta Getting Things Done. Todo lo anterior sin ningún resultado, quizá por su complejidad. 

Un amigo me regaló el libro Checklist Manifesto y me aseguró que por su simplicidad esta vez sí encontraría soluciones más efectivas. Pero al ver que el libro fue escrito por el médico cirujano Atul Gawande pensé, ¿realmente podré aplicar las ideas de un cirujano en mi área profesional, tan divorciada de la suya?. Con desconfianza empecé a leer e inmediatamente quedé enganchada.   

El Dr. Atul Gawande veía en su área profesional los mismos inconvenientes que la mayoría de los profesionales vemos en las nuestras. Y se planteó cómo podría mejorar los procesos y eliminar los errores en el mundo de las cirugías, por ser más común de lo que imaginamos operar el pie derecho de un paciente en lugar del izquierdo, entre otros errores que en medicina resultan mortales. Entonces decide buscar la solución en los profesionales con la menor tasa de errores y la mayor tasa de éxito: Ingeniería y Aeronáutica. Es ahí cuando estudiando minuciosamente el proceso de fabricación de aviones y carros, encuentra un elemento en común en ambos sectores: un "checklists" o "lista de pasos a seguir" para ejecutar una tarea o para solucionar un problema por pequeño o grande que sea.

Esos test de comprobación o listas de pasos a seguir detectaban cualquier fallo en la construcción de vehículos como aviones o automóviles. Y hasta para volar sin margen de error, en las compañías aéreas esas listas eran aún más estrictas: cada movimiento de un avión en la pista contaba con una lista previa de comprobación.

Con implementar estas listas en solo ocho hospitales, el Dr. Atul Gawande en pocos meses logró salvar la vida de más de 25 personas. 

 

El libro es corto, así que les recomiendo leerlo para entender cómo crear un hábito tan simple hará una gran diferencia en nuestra productividad para que el tiempo ya no se nos pase volando y con tantos pendientes que no sabemos por donde empezar. 

A pesar de haberme ayudado tanto, nunca había escrito sobre este libro, pero casualmente la pasada semana me enteré de que Jack Dorsey, uno de los fundadores de Twitter, regala un ejemplar de Checklist Manifesto a cada persona que contrata, y sin duda esto me motivó a desempolvarlo y recomendarlo. Porque es increíble cómo a pesar de tantos adelantos tecnológicos, algo tan simple como una lista agiliza todos nuestros procesos más complejos. 

Seguro se están preguntando: ¿y este artículo no trataría sobre aplicaciones? Y sí, básicamente antes quise que entendieran por qué, bajo esta metodología, usar la aplicación que les recomendaré es un complemento ideal. 

Luego de leer y aplicar en mi vida lo que aprendí con Checklist Manifesto,  anoto y creo listas para todo lo que tengo que hacer. 

Si tengo una situación que debo resolver y no sé cómo, una buena idea que me gustaría desarrollar, tareas laborables o personales, creo listas que consisten en recoger de una manera sencilla lo que ya sé sobre el problema o situación en concreto. Y si el caso lo amerita las comparto con todas las personas implicadas para así recibir su retroalimentación hasta poder crear una lista definitiva del problema.  

Como mis listas son tan importantes, no puedo depender de agendas de papel. Sería muy arriesgado. Para asegurar que mis listas estén disponibles siempre, sin importar que pierda mi teléfono, colapse el disco duro de mi computador o suceda una catástrofe mundial (sí, lo sé, ¡soy muy trágica!), busqué una solución más adecuada al mundo digital que hoy vivimos; entonces encontré la aplicación multi-plataforma Wunderlist.  

Wunderlist, al igual que Checklist Manifesto, basa su éxito en la sencillez, centrándose precisamente en la facilidad para añadir tareas y organizarlas con fechas en listas y sub-listas. No cuenta con grandiosos gráficos o distracciones, así  te concentras en lo verdaderamente importante: tus listas. 

La mejor característica de Wunderlist es estar disponible para todas las plataformas móviles y de escritorios: Blackberry, Android, Windows Phone, iOS, Windows, Linux y Mac OS X. 

Es totalmente gratuita y nos permite la sincronización y acceso tanto offline como online a nuestras listas, desde y entre todos nuestros dispositivos. 

Wunderlist a diferencia de otras apps de su tipo, sí permite compartir listas especificas con otras personas a través de email y redes sociales. Incluso trabajar en grupo en una lista en particular a través de su versión web a la que siempre puedes acceder con tu usuario y contraseña. 

Usando esta aplicación para poner en práctica todo lo que aprenderás con Checklist Manifesto, ya no tendrás excusas válidas para cometer errores, olvidos y no organizarte bien. 

Wunderlist, por su sencillez,  es la mejor herramienta que pude encontrar para manejar de forma efectiva mi vida y mis ocupaciones. Espero que a ti también te sirva. ¡Abrazos y feliz navidad!